4차 산업혁명시대 기업 컨텐츠 관리 방향

비약적으로 발전한 다양한 인공지능 기술들이 현실에서 다양하게 구현되어 그 영향력을 넓혀 나가고 있고, 성능과 용량의 제약이 없는 클라우드를 통한 컴퓨팅 파워로 인해 다양한 서비스가 출시 되고 있으며 많은 기업들이 빠른 변화 속에서 미래의 생존을 고민하고 있다.

 

클라우드, IoT, 인공지능(AI), 빅데이터 등 지난 10년간 디지털기술의 놀라운 혁신으로 자동화, 지능화가 가속되면서 기업경영, 고객관리, 비즈니스 모델, 운영 프로세스 등에 대해 기존방식과 다른 새로운 접근방식과 시도가 요구되기 시작하였다. 이러한 변화는 4차 산업혁명 혹은 디지털 트랜스포메이션의 시대 명명되어 졌고, 그 안의 핵심 역할을 수행하는 AI, 클라우드 등에서 가장 중요한 요소는 해당 기업에 축척된 컨텐츠라고 말하고 있다.

 

하지만, 유독 기업의 컨텐츠 관리체계는 기업 내부의 업무 환경에서 보수적인 색체를 유지하며 그 변화와 폭을 넓게 가져가지 못하며, 혁신의 도구로 사용하지 못하는 있는 것도 사실이다.

그림1. ECM 솔루션분야

모든 산업 분야에 걸쳐 IT를 활용한 업무수행이 보편화 된지 오래 되었고, 기업들은 회사가 보유하고 있는 디지털 문서, 이미지, 동영상, CAD 등 비정형 업무 컨텐츠의 효율적인 관리에 대해 고민해 왔다. 이러한 고민은 지금까지 전사적 컨텐츠 관리 시스템, 즉 ECM(Enterprise Content Management) 솔루션이 해결책으로 제시되어 왔다.

 

개념적으로는 통합 Repository 를 통하여 전사 컨텐츠를 관리하여, 관리체계를 표준화 하고 활용성을 강화하는 것을 방향으로 하지만, 실제는 [그림1].ECM 솔루션분야의 예 처럼 Imaging, WCM, DAM, EDM 등 다양한 부문에 시스템의 형태의 시스템을 묶어 통칭하는 마케팅 용어이며, 컨텐츠의 성격에 따라 개별 시스템 성격으로 설계 되고 운영 중이어서 실제 업무 환경에서 통합 관리로 인한 시너지가 발생되는 경우는 거의 없는 것이 현실이다.

 

해외 유명 벤더의 경우, 다른 회사와 제품을 인수/합병을 통해 성장하면서, 제품간 통합이 이루어 지지 않는 경우가 많아 개별 시스템의 형식으로 제공되는 경우가 대부분이고, 국내 솔루션업체의 경우는 대부분이 이미징, 문서중앙화, WCM 등 개별 솔루션을 제공하고 있다.

그 결과 업무적으로 시스템 적으로 분리되어진 컨텐츠 관리체계는 통합 운영을 통해 얻을 수 있 는 비용 효율 뿐 아니라, 실제 업무상 필요한 연관 컨텐츠의 활용을 어렵게 하고 있다.

 

실제 많은 기업에서 활용되어지고 있는 ECM의 개별 시스템의 형태는 다음과 같고 업종별 도입 사례를 보면 금융권의 경우 Imaging + WCM + EDM 이 대부분 운영되고 있고, 제조업은 EDM + KM 등이 운영되며, Media 의 경우는 DAM + WCM + EDM 등이 운영 되는 경우가 많다.

Imaging	금융권의 PI/BPR 시스템으로 불려지는 Imaging 시스템 이다. 이는 고객의 청약서, 각종 신청서 등의 문서를 디지털화 하여, OCR 을 통해 데이터를 추출하고, 기존 업무 시스템과 연계하여 업무 효율을 높이는 시스템
DAM	디지털 미디어 주로 동영상 자산의 효과적인 저장 및 분류를 돕는 솔루션으로, 사용자가 모든 디지털 자산을 쉽게 저장하거나 검색, 수정할 수 있도록 함으로써 디지털 자산관리 문제를 해결해 준다
WCM	기업 홈페이지, 언론사, 쇼핑몰 등 빈번하게 변경되어야 하는 웹사이트를 사이트 구조와 컨텐츠를 분리하여 계시자 들이 컨텐츠를 빠르게 작성, 배포 가능하게 하여 신속한 정보 제공이 가능하게 한다
EDM/문서중앙화	업무 문서를 등록/공유하는 것을 기본 사상으로 하여, PC 문서를 강제로 중앙서버에 모으는 문서 중앙화 시스템으로 발전하여 보안과 협업을 가능하게 함

이 중에서도 기업의 업종과 관계없이 가장 활발하게 도입되고 있는 문서중앙화의 경우 초기에 도입한 기업의 경우는 회사 규모에 따라 몇 억 건 이상의 컨텐츠를 보유한 경우도 많다. 여기에서 주목할 사실은 단지 보유한 건수 가 아니라, 이 컨텐츠는 해당 기업에 축척 된, 몇 십 년간의 업무의 과정/결과이며 Know-How 라는 사실이다. 하지만, 실제 많은 비용 및 사용자들의 노력을 통해 모여진 컨텐츠가 얼마나 많은 가치를 발휘 할 수 있는가에 대해서는 의문이 든다.

대부분의 경우, 회사 업무과정에서 발생하는 중요한 문서와 컨텐츠를 자산화를 위해 시작되지만, 문서중앙화 유도과정에서 발생하는 강제 저장 제어나, 문서 반출 업무 등은 사용자 관점에서는 보안강화로 받아 들여 지고, PC 강제 제어로 인해 발생하는 문서 유실, 시스템 오류는 사용자의 많은 불만을 야기하고 있고, 관리자는 지속적으로 증가하는 컨텐츠의 관리 비용의 계속적인 투자 여부를 고민하고 있다.

 

하지만, 이미 상당한 비용을 투자하여 만들어진 시스템을 버리거나, 이 보다 더 중요한 컨텐츠를 폐기하는 것은 회사에서는 매우 어려운 결정일 것이다. 더욱이 IoT 기반 기술, 솔루션들을 업무에 적용하는 것이 가속화 되면 더 많은 데이터, 컨텐츠가 폭발적으로 증가하게 될 것 이므로, 이러한 컨텐츠 관리 시스템의 역할은 더욱 더 증가 하게 될 것이다.

 

이렇듯 대부분 기업의 컨텐츠 관리체계 혹은 시스템은 개별 업무를 지원하기 위한 보조 수단으로 사용되고, 쌓여만 가고 있는 것이 현실이다. 그러면 이러한 축척 된 자산을 보다 잘 활용하고 부가가치를 창출할 수 있는 방안은 없는 것일까?

 

그 해답은 서두에 이야기 컴퓨팅 파워에 한계가 없는 클라우드와 인공지능에 있을 것이다.

기술적 관점의 클라우드와 인공지능이 아니라, 기업이 가진 컨텐츠와 사용자의 데이터를 활용해 컨텍스트(Context) 를 추출하여, 새로운 의미와 연결을 낳아 비즈니스 관점에서는 컨텍스트가 반영된 사업모델을 확대하는 것이라 할 수 있다.

 

예를 들어 제조 부문의 회사라면 업무 단계별 생산된 많은 데이터와 결함/조치 보고서가 축척 되어 있을 것이고, 이를 활용하여 다양한 징후(Symptom)과 원인(Cause) 및 조치(Solution)로 분석 활용하여 직원 모두를 전문가로 양성할 수 있고, 가까운 미래에 발생할 수 있는 공정상의 오류에 대비 할 수 있는 예방정비에도 활용 될 수 있을 것이다.

그리고, 인터넷 서비스 업체라면 구글의 듀플렉스, 페이스북의 FB러너 플로, 네이버의 에어스페이스 등과 같이 사용자의 컨텍스트를 활용한 인공지능 기술을 적용한 서비스를 통해 고객에게 보다 전문화된 개인화된 환경을 제공하여 Lock-In 효과를 강화할 수 있다.

그림2. 산업혁명의 구분법

그러면, 문서 혹은 컨텐츠 관리를 위해 다양한 투자를 진행한 기업의 입장에서는 클라우드와 인공지능을 이용하는 서비스를 활용하기 위해 어떤 준비를 해야 할까?

 

물론 AWS 와 같은 Public Cloud 환경으로 컨텐츠 관리 시스템을 전환할 수도 있겠지만, 모든 회사의 컨텐츠를 이동 시키는 것은 비용측면이나 다른 기간시스템과의 연계 측면 등 에서 바람직하지 않을 것이다.

그러므로, 각각의 ECM Application 환경에서 각각의 NAS 스토리지로 분리된 컨텐츠를 통합 관리 할 수 있는 환경으로 개선하고, Application 을 통하지 않고, 컨텐츠가 그 자체로 활용 될 수 있는 환경의 구축이 필요하다. 기존 Application 은 컨텐츠 자체는 NAS 에, 속성은 각각 설계된 DB Table 에 분리 보관되어 컨텐츠 자체에 대한 접근성이나 활용성은 가질 수 없으므로, 컨텐츠 자체에 속성을 부여하여 자체적으로 활용 가능한 환경을 구축하는 것이 중요하다. 그리고, Context 분석이 필요한 컨텐츠를 선별적으로 클라우드 서비스에 자동으로 연계하여 서비스를 구현하는 방안이 있다.

 

그렇기에 단순한 파일 저장소로의 스토리지가 아니라, 컨텐츠 자체의 의미를 관리할 수 있는 솔루션 역할과 기업 내부의 On-Premises 환경과 Public Cloud 를 함께 사용 가능하게 하는 Hybrid 형태의 연결 솔루션의 역할이 필요하고, 이러한 시대적 요구에 따라 제공되는 솔루션이 Object Storage 로 명명된 HCP(Hitachi Content Platform) 이다.

그림3. 오브젝트 스토리지 주요활용 분야

 

글｜LG히다찌 TS팀 강동화 책임